Comment choisir son référent RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD), depuis son entrée en vigueur en 2018, impose des contraintes réglementaires qui impactent l’organisation des entreprises, peu importe leur taille ou leur chiffre d’affaires.

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Désigner un référent RGPD, interne ou externe, est désormais une nécessité pour assurer la conformité et la sécurité des données.

Mais comment choisir le bon référent RGPD pour votre entreprise ? Voici les critères essentiels à prendre en compte lors du processus de sélection. 

Le RGPD obligatoire pour tous 

_Définition et objectifs du RGPD 

Le Règlement Général sur la Protection des Données est une législation européenne visant à réguler la manière dont les entreprises et organisations traitent les données personnelles des individus.

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Cette réglementation poursuit un objectif triple : 

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• protéger les droits et libertés des individus en matière de protection des données ;
• faciliter la libre circulation des données à caractère personnel au sein de l'Union européenne ;
• responsabiliser davantage les entreprises sur la question du traitement des données. 

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Conséquences du RGPD pour les entreprises

Pour atteindre ces objectifs, les entreprises doivent respecter plusieurs règles parmi lesquelles : 

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• la mise en place de mesures de sécurité appropriées pour protéger les données ;
• la notification des violations de données dans les délais prescrits ; 
• la documentation pour démontrer la conformité au RGPD ; 
• le respect du droit des personnes (droit d’accès, droit de rectification, droit à l’oubli, droit à la portabilité des données). 

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Ces différentes obligations nécessitent donc d’avoir un chef d’orchestre qui saura mener une vraie politique RGPD.

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Les compétences du référent RGPD 

Le référent RGPD joue un rôle crucial dans la mise en œuvre et le respect des obligations du RGPD au sein de votre entreprise. 

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Connaissances juridiques du RGPD

Pour remplir efficacement ses fonctions, le référent RGPD doit posséder un ensemble de compétences clés, notamment des connaissances approfondies du RGPD et de la législation en matière de protection des données. 

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Voici quelques points cruciaux à prendre en compte lorsque vous choisissez votre référent RGPD : 

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• son expertise en matière de législations sur la protection des données ; 
• son expérience dans votre secteur d’activité ;  
• sa compréhension des technologies de l’information et de la sécurité des données ; 
• sa capacité à promouvoir une culture de la protection des données au sein de votre entreprise, etc.

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Documentation RGPD

Dans la nouvelle logique de responsabilisation des entreprises, la documentation a un rôle central. Par documentation, on entend par exemple : 

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• le registre des activités de traitement ; 
• les évaluations d’impact sur la protection des données ; 
• la description des process en cas de violation des données, etc.

C’est là que l’importance d’un référent RGPD prend tout son sens. En prenant en charge cette tâche dans le cadre de ses missions, il s’assurera de la tenue et de la mise à jour de cette documentation.

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Gestion de projet RGPD 

Le référent RGPD n’a pas qu’une mission de conseil. Il est une véritable partie prenante de votre mise en conformité. Pour cela, vous devez vous assurer de lui fournir les ressources nécessaires, et lui faciliter l’accès aux informations pour qu’il puisse mettre en place les mesures adéquates. 

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Parmi ses actions concrètes, le référent RGPD peut se voir confier par exemple : 

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• la réalisation de l’inventaire des traitements déjà mis en oeuvre ; 
• l’identification des risques liés aux opérations ; 
• la sensibilisation de vos collaborateurs sur les nouvelles mesures ; 
• la mise en place des procédures : audits, privcay by design, gestion des réclamations et des plaintes, etc.

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Veille RGPD

En surveillant de près les évolutions législatives et jurisprudentielles, le référent RGPD est en mesure de maintenir votre entreprise informée des changements pertinents et de leur impact sur les pratiques de traitement des données. 

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Cette veille juridique lui permet de mettre à jour les politiques et procédures de l'entreprise en fonction des nouvelles exigences légales, minimisant ainsi les risques de non-conformité.

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Les qualités d’un référent RGPD

Outre les compétences techniques, un bon référent RGPD doit également posséder certaines qualités personnelles.

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Diplôme du référent RGDP

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La formation du référent RGPD est un critère à prendre en compte pour faire son choix. 

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Idéalement, un référent RGPD devrait avoir une formation juridique et technique pertinente en matière de protection des données, une compréhension approfondie du RGPD, des lois nationales et internationales relatives à la protection des données. 

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Tout ceci pourrait être démontré par l'obtention d'un diplôme universitaire : droit, sécurité de l'information, technologies de l'information. 

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Par ailleurs, une certification professionnelle reconnue dans le domaine de la protection des données délivrée par des organismes accrédités est aussi un élément à prendre en compte.

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Soft skills du référent RGPD

En plus de son expertise et de son expérience, votre référent RGPD doit avoir des qualités personnelles spécifiques. 

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• Le sens de l’éthique : la confidentialité et la protection des données sont des questions sensibles qui exigent un haut niveau d'éthique professionnelle.
• La capacité de communication : le référent RGPD sera amené à collaborer avec différents départements au sein de l'entreprise, ainsi qu'avec les autorités de contrôle et les parties prenantes externes. Il doit donc posséder d'excellentes compétences en communication pour expliquer les exigences du RGPD, sensibiliser le personnel et coordonner les efforts de conformité.
• La capacité de résolution de problèmes : face à des situations complexes et évolutives, le référent RGPD doit être capable d'analyser les risques, d'identifier les lacunes en matière de conformité et de proposer des solutions efficaces pour y remédier.
• L’adaptabilité : le référent RGPD doit être capable de s'adapter rapidement aux changements et d'ajuster les pratiques de l'entreprise en conséquence.

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Pourquoi choisir un référent externe RGPD

Dans certains cas, faire appel à un référent RGPD externe peut être une solution judicieuse pour les entreprises. 

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Les référents RGPD externes offrent une expertise spécialisée et une perspective neutre sur les questions de conformité. 

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De plus, ils peuvent apporter une flexibilité et une réactivité accrues, notamment pour les petites entreprises ou les organisations qui ne disposent pas des ressources internes nécessaires pour mettre en œuvre et maintenir une conformité RGPD efficace.

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Interventions ponctuelles

Le référent externe RGPD peut intervenir de manière ponctuelle pour des missions spécifiques ou des besoins particuliers de l'entreprise. 

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Par exemple, il peut être sollicité pour réaliser une évaluation d'impact sur la protection des données (AIPD) pour un projet particulier, pour fournir une formation ponctuelle au personnel sur les principes et les exigences du RGPD, ou encore pour assister l'entreprise dans la gestion d'une violation de données.

Intervention globale

Le référent externe RGPD peut également intervenir de manière globale en fournissant un soutien continu à l'entreprise dans la mise en œuvre et le maintien de la conformité au RGPD. 

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Dans ce cas, le référent externe RGPD peut agir comme un partenaire de confiance à long terme, fournissant un suivi régulier, des conseils stratégiques et une assistance opérationnelle pour garantir que l'entreprise respecte en permanence les exigences du RGPD.

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Chez Bold

Nos avocats chez BOLD sont des experts RGPD. Ils interviennent depuis plusieurs années en tant que référents externes RGPD afin d’accompagner au mieux les entreprises souhaitant se mettre en conformité, en garantissant une indépendance totale. 

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En choisissant notre cabinet, vous bénéficiez d'un partenariat solide et de solutions sur mesure adaptées à vos besoins spécifiques. Faites le choix de la tranquillité d'esprit et de la conformité sans compromis en nous contactant dès aujourd'hui. 

Conclusion : 

En investissant dans un référent RGPD compétent, vous renforcez la confiance de vos clients et partenaires tout en réduisant les risques liés à la non-conformité.
N’attendez plus pour être en règle : vous savez maintenant comment choisir votre référent RGPD. 

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