Le guide complet pour déclarer le lieu de travail de sa société

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Si vous venez de vous installer dans un espace de coworking, un incubateur ou vous avez pris vos propres locaux, félicitations ! Cette étape est très importante pour votre société et constitue habituellement un tournant dans le développement de votre entreprise. Cependant, il est crucial d’être conscient des nouvelles obligations liées à cette prise de nouveaux locaux.

Il est important de comprendre ces obligations. Dans cet article, nous allons vous guider à travers certaines des obligations les plus courantes que vous allez rencontrer en prenant de nouveaux locaux pour votre société.

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1. Pourquoi déclarer son lieu de travail ?

Quand on parle de déclaration de locaux, nous faisons référence à ceux dans lesquels vous ou vos équipes travaillent. En les déclarant, vous facilitez la vie de nombreuses administrations qui ont besoin de connaître l'emplacement exact de votre lieu de travail pour répondre à vos demandes.

Pour illustrer cela, voici quelques exemples concrets :

• si un salarié est victime d'un accident du travail dans vos locaux déclarés, il sera directement pris en charge par la Sécurité sociale et mieux indemnisé ;
• si vous souhaitez faire une rupture conventionnelle avec un de vos salariés et que l'emplacement indiqué dans votre demande ne correspond pas à un lieu de travail déclaré, votre demande pourrait être refusée par la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS, anciennement DIRECCTE) ;
• si l'Inspection du Travail se rend dans vos locaux non déclarés, vous risquez une mise en demeure de régulariser et une condamnation pour travail dissimulé avec une peine maximum de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende.

La déclaration de vos locaux répond à une obligation légale et vous aidera à éviter des problèmes administratifs à l'avenir. Si vous ne le faites pas dès l'entrée dans vos locaux, vous risquez d'être bloqué par des administrations lors de certaines procédures et de devoir régulariser en urgence le sujet alors que vous avez d'autres sujets prioritaires.

1. Comment déclarer votre lieu de travail ?

2.1. Un rappel des notions liées au lieu de travail

Voici un rappel des différentes notions liées au lieu de travail :

• le siège social : c'est l'adresse administrative de votre société ;
• l'établissement principal : c’est le lieu où s'exerce l'activité commerciale de votre société, c'est-à-dire là où se déroule votre activité. Si vous exercez votre activité commerciale au sein de votre siège social, vous pourrez bien sûr fixer votre établissement principal à la même adresse que votre siège social. Si vous venez de prendre des nouveaux locaux et que vous voulez garder votre siège social à un endroit distinct, peut-être parce que vous en avez besoin pour obtenir certains financements notamment, c'est possible et il vous suffira juste de déclarer un établissement principal à une adresse distincte de votre siège social.
• enfin vous pouvez également avoir un établissement secondaire : comme l'établissement principal, c'est également un lieu d'activité de votre société mais il sera situé dans un autre secteur géographique que celui de votre établissement principal. Vous pouvez avoir plusieurs établissements secondaires.

Maintenant que vous connaissez les différents termes juridiques liés au lieu de travail, il faut que vous identifiiez ce que vous voulez déclarer : transfert de siège social, déclaration d'établissement principal ou déclaration d'établissement secondaire.

Si vous êtes dans un espace de coworking ou au sein des locaux d'un incubateur, nous vous recommandons de vous renseigner d'abord auprès d'eux sur ce que vous avez la possibilité de faire comme déclaration car certains incubateurs refusent parfois que vous établissiez votre siège social chez eux.

2.2. Comment transférer un siège social ?

Pour un transfert de siège social, ce sont vos statuts ou votre pacte d'associés qui vous préciseront la procédure à suivre en interne : assemblée générale, décision unilatérale des associés ou décision du Président. Ensuite, vous informerez le greffe du transfert.

2.3. Comment déclarer un établissement ?

Pour déclarer un établissement, c'est bien plus simple : il vous suffit de vous rapprocher du greffe qui aura besoin des informations suivantes :

• adresse de l’établissement,
• date à laquelle l’établissement a été créé ou transféré,
• activité exercée à l’établissement,
• nombre de salariés liés à cet établissement.

Cette formalité coûte quelques centaines d'euros.

Si vous travaillez au sein d'un établissement principal distinct de votre siège social, n’oubliez pas de relever le courrier qui arrive à votre siège social pour ne pas passer à côté de courriers importants.

1. L’aspect fiscal avec la CFE

La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) est un impôt foncier qui est dû par les entreprises et les travailleurs indépendants.

3.1. Le lieu de domiciliation de votre entreprise

Vous pouvez domicilier votre entreprise à votre domicile personnel. Dans ce cas, la valeur de votre habitation personnelle sera prise en compte dans le calcul de votre CFE.

Vous pouvez également décider de domicilier votre entreprise dans un espace de coworking. Dans ce cas, la question se pose de savoir si vous devez payer la CFE au titre de l’utilisation de cet espace de travail.

3.2. La distinction entre l’usage d’un bureau de façon temporaire et l’installation fixe dans un espace de coworking

En matière de CFE, il faut faire la différence entre l’usage d’un bureau de façon temporaire, et l’installation fixe dans un espace de coworking.

En effet, ce sont les modalités d’occupation des bureaux qui permettront de déterminer si vous devez ou non déclarer ce lieu de travail auprès de l’administration fiscale.

Vous devez alors bien vérifier la nature du contrat que vous signez avec l’entreprise de coworking et surtout les modalités du contrat : soit il s’agit d’un usage de bureau qui peut inclure des services, soit il s'agit d’une location d’espace avec des loyers.

3.3. La prise en compte de la durée d’installation dans ces bureaux

Vous devez également prendre en compte la durée du contrat et de votre installation dans ces bureaux.

Par exemple, si vous louez des espaces de coworking pour une durée courte et pour avoir à disposition des salles de réunion quelques jours par mois, il est fort peu probable que vous soyez redevable de la CFE

En revanche, si vous vous installez dans un espace de coworking pour une durée suffisamment longue, c’est-à-dire supérieure à 6 mois, vous serez redevable de la CFE au titre des bureaux utilisés.

1. Quelles sont les obligations d’affichage sur votre lieu de travail ?

En plus des formalités de déclaration, vous avez également des obligations d'afficher certains documents dans vos locaux. A défaut, vous risquez d'être condamné à une amende pour chaque document manquant ou incomplet.

Voici ce que vous devez mettre en place :

• les numéros indispensables de l'inspection du travail, la médecine du travail, l'hôpital le plus proche, etc,
• les panneaux d'interdiction de fumer et vapoter,
• les horaires de votre société,
• le document unique d'évaluation des risques,
• les consignes de sécurité incendie,
• les textes légaux relatives aux harcèlement moral, sexuel et aux discriminations à l'embauche,
• le nom de la convention collective applicable.

Seuls les textes légaux et le nom de votre convention collective pourront être communiqués à vos salariés par voie numérique. Pour le reste, vous devrez afficher ces documents dans vos locaux.

Si vous êtes en coworking, renseignez-vous pour obtenir des panneaux d'affichage à cet effet.

Le fait de vous conformer à cette obligation rassurera l'inspection du travail en cas de visite impromptue et les avocats de vos investisseurs lors de votre prochaine levée de fonds.

Conclusion

En résumé, quand vous vous installez dans des nouveaux locaux :

• pensez à les déclarer pour vous éviter des problèmes futurs avec les administrations,
• identifiez bien le type de déclaration que vous voulez faire,
• prenez un peu de temps pour rédiger vos documents obligatoires.

Vous vous demandez peut-être si vous êtes soumis à ces obligations pour vos salariés en télétravail ? Vous ne devez pas déclarer comme établissement chaque domicile de vos salariés. En revanche, vous demeurez soumis à d'autres obligations dans cette situation.

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